Reforma tributária impulsiona urgência por automação fiscal nas empresas

A iminente entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) em menos de nove meses tem colocado em evidência as fragilidades operacionais fiscais de grande parte das empresas brasileiras. Diante de um cenário de mudanças profundas no sistema tributário, muitas companhias se veem confrontadas com processos internos ainda marcados pela lentidão e pela dependência excessiva de tarefas manuais, levantando questionamentos sobre a real capacidade de adaptação a um novo modelo.

Um levantamento recente, realizado pela V360, empresa especializada em automatização de pagamentos a fornecedores, lança luz sobre a gravidade da situação. A pesquisa aponta que 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, e um expressivo percentual de 22,3% ultrapassa a marca de 30 dias para a mesma tarefa.

Este contraste se acentua com outro dado intrigante: 87% das companhias pesquisadas afirmam possuir um alto nível de automação fiscal. Essa aparente contradição revela o fenômeno que especialistas denominam ‘falsa automação’, onde a digitalização dos processos não elimina a necessidade crucial de intervenção humana, criando gargalos significativos em um momento de transição fiscal sem precedentes no país.

O cenário atual da automação

Apesar do avanço tecnológico e da percepção de modernização, a automação fiscal em muitas empresas ainda se mostra incompleta. Embora 61% das companhias consigam realizar a captura de notas fiscais de forma automática, apenas 49% delas conseguem efetivamente registrar esses documentos no sistema sem a necessidade de uma ação manual posterior.

A raiz desse desafio reside na complexidade do ambiente tributário brasileiro e na dependência do Enterprise Resource Planning (ERP), o Recurso de Planejamento Empresarial, que atua como o 'cérebro' operacional das companhias. O ERP exige integrações e validações adicionais que, muitas vezes, não são plenamente automatizadas.

Izaias Miguel, presidente-executivo (CEO) da V360, destaca essa lacuna: “Muitas empresas acreditam que estão automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos. O documento entra automaticamente, mas ainda precisa de ajustes e conferências antes de seguir no sistema”, explica o executivo, sublinhando a intervenção humana persistente.

Falhas na validação e riscos operacionais

A pesquisa da V360 também revelou fragilidades críticas nos processos de validação de notas fiscais, um pilar fundamental para a segurança fiscal e financeira das empresas. Apenas 48% das companhias realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades das notas com os pedidos de compra correspondentes.

As demais se dividem entre 44% que efetuam apenas checagens parciais e 8% que ainda operam de maneira totalmente manual. Esse panorama é preocupante, pois amplifica os riscos inerentes à gestão fiscal, como pagamentos indevidos, erros na apuração de impostos e a perda de controle interno, especialmente em organizações que lidam com um alto volume de fornecedores e transações diárias.

Miguel reitera a gravidade da situação: “O tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando leva semanas, há acúmulo de exceções e retrabalho”, afirma, correlacionando a demora com a ineficiência e a propensão a falhas que impactam diretamente a saúde financeira e a conformidade legal.

A reforma tributária: Um catalisador de pressão

A chegada do novo modelo tributário, com o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) compondo o IVA Dual, promete intensificar os desafios existentes. As empresas enfrentarão a necessidade de adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com as regras antigas e as novas, adicionando uma camada de complexidade à já intrincada malha tributária brasileira.

Na avaliação do CEO da V360, o principal obstáculo não se restringe à compreensão das novas normas, mas reside na capacidade de executá-las dentro de estruturas empresariais que, muitas vezes, são complexas e carecem de integração eficiente. Esse cenário exige um redesenho de processos e uma infraestrutura tecnológica robusta.

“O estudo mostra fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas fazem uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro”, complementa Miguel, enfatizando a urgência de uma revisão das práticas de validação para mitigar futuros problemas.

Fase de testes e obrigações imediatas

Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase de testes, onde as empresas começarão a recolher uma alíquota simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, valores que serão deduzidos dos tributos atuais. A partir de 2027, um cronograma de transição prevê a extinção gradual dos cinco tributos sobre o consumo e o aumento progressivo das alíquotas de CBS e IBS, marcando a plena implementação do novo sistema. Saiba mais sobre essa transição em nossa matéria especial sobre a <a href="https://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2026-01/reforma-tributaria-entra-em-fase-de-testes-em-2026" target="_blank" rel="noopener">fase de testes da reforma tributária</a>.

Mesmo durante a fase de alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias já se tornam imediatas. As companhias deverão destacar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Em um movimento para aliviar a pressão inicial, a Receita Federal suspendeu as multas por falta de discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês seguinte à regulamentação. <a href="https://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2025-12/multa-por-falta-de-cbs-e-ibs-em-notas-e-suspensa-no-inicio-de-2026" target="_blank" rel="noopener">Leia mais sobre a suspensão das multas</a>.

Automação fiscal: De ferramenta a estratégia

Nesse panorama de profundas transformações, a automação fiscal transcende sua função de mera ferramenta operacional para se consolidar como um pilar estratégico indispensável. Empresas que investirem em sistemas robustos e processos integrados estarão mais aptas a navegar pelas complexidades da reforma, garantindo conformidade e eficiência.

Conforme pontua Izaias Miguel, a diferença será notável: “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar mais custos, erros e dificuldades de adaptação”, conclui. Assim, a capacidade de automatizar e otimizar processos fiscais se torna um diferencial competitivo, crucial para a sobrevivência e o crescimento no novo ambiente tributário brasileiro.

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